Opgericht te
Edam-Volendam 16 oktober 1972
Secretaris: Jacques
Snoek
Watermolen 47 – 1135 HL
Edam
Tel: 0299 – 321865
Notulen van de Algemene Ledenvergadering van Tennisvereniging
Dijkzicht, gehouden op donderdag 14 februari 2008 in het clubhuis aan de
Harlingenlaan te Volendam aanvang 19.30
De leden:
28
Door de
aanwezigen is de presentielijst ondertekend, welke bij de voorzitter ter inzage
zal worden gelegd en, evenals de jaarcijfers, aan de notulen zal worden
toegevoegd.
1.
Opening, mededelingen en ingekomen stukken
Opening
De voorzitter opent
de vergadering om 19.30, echter het vereiste quorum voor een besluitvormende
vergadering wordt niet gehaald (aanwezig 28 leden).
Om 19.40 opent de
voorzitter de volgende vergadering waarin het vereiste quorum niet meer van
toepassing is.
De voorzitter heet
iedereen van harte welkom en biedt de aanwezigen een consumptie aan.
Aan alle aanwezigen
zijn de agenda, notulen van de jaarvergadering 2007 en het financiële jaarverslag
2007 overhandigd.
Mededelingen
Er zijn geen
mededelingen.
Ingekomen stukken
Er is een brief
binnengekomen met het voorstel om junioren van 4 t/m 7 jaar een korting te
geven op het jaarabonnement.
De vergadering stelt
voor om dit bij agendapunt 10 te behandelen.
2.
Goedkeuring notulen algemene ledenvergadering van 8 februari
2007
Nico van Diepen
merkt op dat het gehele bestuur elk jaar aftredend en herkiesbaar is en zou dit
niet op toerbeurt moeten zijn.
-Het bestuur zal dit
nader bekijken. Als een vrijwiliger echter stopt is daar weinig aan te doen. Voor
de rest geen op- of aanmerkingen en worden de notulen door de vergadering
akkoord bevonden.
3.
Bespreking algemeen jaarverslag 2007
De voorzitter heeft
geen jaarverslag tot zijn beschikking maar zal volgend jaar met een verslag
komen. De vergadering zal dan wel een uurtje langer gaan duren.
4.
Verslagen van de penningmeester over het boekjaar 2007
Onze penningmeester,
André Karregat, voert de aanwezigen
door een jaarwerk van 13 pagina’s met een zeer gedegen uitleg en adequate
antwoorden op alle vragen.
Nico van Diepen stelt voor om voor 2008 de accommodatiebijdragen
incl. pacht te gaan splitsen zodat het duidelijk is wat de pachter betaalt (nu
€9.400)
Kees Blokker vraagt of de subsidie ieder jaar
hetzelfde blijft.
André geeft
aan dat dit normaal gesproken hetzelfde blijft.
Kees Blokker merkt ook op dat de contracten particulier
bij de tennishallen teruglopen.
De voorzitter
antwoordt dat dit o.a. komt door de bouw van een luchthal in Monnickendam.
Wij dienen
ons daarom te wapenen tegen concurrentie door een laag prijspeil te handhaven.
Kees Blokker vraagt zich ook af hoe het met de
losse verhuur van de banen gaat.
Petra, de kantinebeheerster, zelf lid en
op de vergadering aanwezig, geeft aan hoe deze zaak administratief in zijn werk
gaat met behulp van dubbele bonnen die afgetekend dienen te worden. Op de
bonnen worden naam, baannummer, tijdstip en datum vermeld.
De voorzitter
geeft aan dat dit al jaren op zo gaat en geen problemen oplevert. Uiteindelijk
is het wel zo dat dit een kwestie van vertrouwen is.
De
vereniging sluit 2007 af met een positief resultaat van €13.757, de tennishal
met een positief resultaat van €45.454 wat geconsolideerd een positief saldo
van €59.211 oplevert.
Toename van
de liquide middelen van €10.390.
Alle
aanwezigen gaan akkoord met het jaarverslag.
De
voorzitter vraagt een applaus voor Jennifer
om haar te bedanken voor al het administratieve werk dat zij verricht.
5.
Verslag kascommissie
De kascommissie bestaat uit Jan Tuijp(pet) en Hein Tol(kurk).
Zij hebben de boeken gecontroleerd en een onregelmatigheid van €0.45 geconstateerd. De penningmeester wist het lek echter binnen 5 minuten op te sporen en werd verexcuseerd.
De penningmeester wordt derhalve decharge verleend.
Hein vraagt daarom een applaus voor André, onze penningmeester, die financieel dit toch elk jaar maar tot in de puntjes weet te verzorgen.
Hein en Jan ontvangen ieder een blik tennisballen.
Ton Keizer meldt zich aan als nieuw kascontrolecommissielid.
Jan Tuip vertrekt na twee jaar zoals dat in de notulen staat
vermeld.
6.
Begroting 2008
De
aanwezigen gaan unaniem akkoord met de begroting.
7.
Vaststelling contributie 2008, tarieven hal, tarieven winterabonnement
en tarieven introducés
Voor
2008 betekent dit het volgende:
Senioren
met machtiging €125, -
Senioren
zonder machtiging €130, -
Zie
punt 10
junioren
t/m 9 jaar 30, - euro
Overige
Junioren 60, - euro
Tarieven
hal hetzelfde nivo 2007
Tarieven
winterabonnement hetzelfde nivo 2007
Tarieven
introducés hetzelfde nivo 2007
8.
Bestuursverkiezing
Aftredend
en herkiesbaar zijn: Kees Veerman, André Karregat, Jacques Snoek en Robert
Petrovic. Aftredend en niet herkiesbaar is Hendrie Kwakman.
De
voorzitter vraagt of Dennis Bank de plaats van Hendrie wil innemen. Dennis
denkt er over. Naderhand heeft hij van de eer afgezien. Deze functie is vacant!
De
voorzitter bedankt Hendrie voor zijn
6 jaren in het bestuur en hoopt dat hij zich nog vele jaren blijft inzetten als
vrijwilliger in de technische commissie waar hij deel van uit zal blijven maken.
Hendrie ontvangt een kado uit de
handen van Jennifer en bloemen voor Rosa.
De
voorzitter geeft aan dat hij volgend jaar na 10 jaar voorzitterschap zal
stoppen en Kees Blokker als goede opvolger
ziet.
9.
Vaststelling commissies
vacant. : voorzitter accomodatiecomissie
Robert
Petrovic : voorzitter jeugdcommissie
Gerda
Tol : voorzitster recreatiecommissie
Hein
Tol en Ton Keizer : kascontrolecommissie.
Kees
Veerman : Halcommissie.
Jennifer
Nannings : voorzitster kantinecommissie
Communicatiecommissie :
vorzittter Nico van Diepen
vacant : voorzitter technische commissie
Rob
Gomersbach
: voorzitter
Faciliteitencommissie
Hierna
stelt de voorzitter voor om een pauze van 5 minuten te houden.
Na
de pauze heeft de voorzitter 2 mededelingen te doen:
Allereerst
wil hij onze trainer Rob Gommersbach
feliciteren en in het zonnetje zetten voor de meer dan12.5 jaar die hij al in
dienst is. Rob ontvangt de parafernalia die bij zijn jubileum horen namelijk
een blik tennisballen.
Tevens
wil hij de voorzitter de denktank ( Kees
Blokker, Dennis Bank, Rob Gomersbach, Jacques
Snoek en Tineke Tuijp ), die het afgelopen jaar de visie en het beleidsplan
hebben uitgewerkt bedanken voor hun enorme inzet en overhandigt ieder van hun 2
blikken tennisballen.
10.
Door leden ingebrachte agendapunten
Voorstel om junioren
van 4 t/m 7 jaar een korting een korting te geven op het jaar abonnement. De
reden is dat deze jonge leden eigenlijk nooit spontaan buiten de lessen om
komen spelen. Als we dan kijken wat ze kwijt zijn aan les en aan contributie is
dat reletief veel. Omdat het voorstel zowat tijdens de vergadering is ontvangen
heeft het bestuur de pauze benut om dit voorstel te bestuderen.
Het bestuur doet een tegenvoorstel:
van 4 t/m 9 jaar
wordt het abonnement €30, -
voor de overige
junioren wordt het abonnement €60, -
De vergadering gaat
unaniem met het voorstel akkoord.
Klaas Rep
vraagt of dit niet aan de lessen gekoppeld zou kunnen worden.
De voorzitter stelt
voor om dit na een jaar opnieuw te bekijken.
11.
Samenstelling Kascommissie
Jan Tuijp is aftredend en wordt opgevolgd
door Ton Keijzer.
12.
Introductie beleidsplan en bespreking beleidsplan
Kees Blokker stelt aan de leden voor om hier vragen over te stellen.
Nico van Diepen vindt dat er zeer veel werk is verzet. Hij was niet echt
enthousiast over de samenstelling van de vragen van de enquête en meent dat
daardoor geen duidelijk beeld is ontstaan van wat er precies in de vereniging
leeft.
Kees Blokker antwoord dat dit met de expertise van Sportservice Noord
Holland is gebeurd, die al vele verenigingen hierin heeft ondersteund.
Anja Witteman vraagt waarom er nu opeens de noodzaak is geweest om een
visie vast te leggen.
De
voorzitter antwoordt dat er altijd al een visie is geweest maar dat het nu tijd
was om die visie te toetsen aan de wensen van de leden. Vandaar dat wij
Sportservice hebben benaderd om ons hiermee te ondersteunen. De voorzitter stelt
voor om het beleidsplan op blz. 7 bij de knelpunten door te nemen.
1.De
kwaliteit van de accommodatie
De
opmerkingen beperken zich merendeels tot de aankleding van onze kantine en het
terrasmeubilair. Hier hebben veel leden een mening over die zowel positief als
negatief is of je het nu over het meubilair hebt of over de aankleding enz.
Voorstel
is om een commissie samen te stellen die gaat onderzoeken of er veranderingen
nodig zijn, welke dat dan zijn en hoe dat gebeuren moet.
2.De
kwaliteit van de organisatie
Men
vindt dat de organisatie veel strakker zou moeten worden georganiseerd.
De
voorzitter merkt op dat hij ongemerkt voor te veel zaken verantwoordelijkheid
draagt. Dat is niet goed. Vele handen maken licht werk en daarom is het van
groot belang meer leden bij het reilen en zeilen van TVDijkzicht te betrekken
en de taken in kleine porties op te delen. Tevens dient er een organogram te
komen zodat de leden kunnen zien wie voor welk onderdeel verantwoordelijk is.
3.De
kwaliteit van de communicatie
Men
vindt dat de communicatie over de bestuursbesluiten tekort schiet.
Het
afschaffen van het clubblad als communicatiemedium wordt betreurd.
Geconcludeerd
wordt dat er op de een of andere manier meer gecommuniceerd dient te worden. De
voorzitter geeft aan dat het nieuw in te voeren PlanMYSport programma het beste
middel is om de communicatie te verbeteren. Terug gaan naar een clubblad vinden
de voorzitter en met hem redactie/communicatiecommissievoorzitter Nico van
Diepen geen goede optie. De digitale snelweg is het medium voor de toekomst. Ook
voor TVDijkzicht.
4.Recreatieve
of prestatieve vereniging
Hierin
is geen duidelijk beleid naar voren gekomen. Waar staat de vereniging in deze
voor?
Een
vereniging zonder aanwas van jeugd is ten dode opgeschreven. Jeugd heeft een
uitdaging nodig. Die uitdaging is voor velen het streven om in een selectie te
komen. Zonder selectie geen uitdaging. Zonder uitdaging geen nieuwe jonge
leden. Geen nieuwe jonge leden…..stervende vereniging. Dat is voor het bestuur
al jaar en dag de motivatie achter het in stand houden van een semi-prestatief
tennisfenomeen binnen de vereniging. Uitgangspunt is dat het prestatieve tennis
geen groot beletsel vormt voor het recreatieve deel. Het recreatieve kan echter
niet zonder het prestatieve en omgekeerd zal ook het geval zijn.
De
voorzitter antwoordt dat de vereniging al jaren een “faciliteitencommissie”
herbergt die zorgt voor de financiering van de jeugdtrainingen op
selectieniveau. Die financiering vindt plaats middels de opbrengst uit de
verhuur van de borden in de hallen en kantine, de gelden van de de
hoofdsponsor, deze drie jaar Edward Edward, en de bijdragen van de ouders.
Er
gaat geen contributiegeld naar het prestatief tennis. Het bestuur hoopt dat het
trainersgilde in staat zal zijn en financieel in staat zal worden gesteld om
het algehele niveau te verhogen. Het bestuur ziet onder andere de
Roemburgcompetitie als een mogelijkheid om regionale uitwisseling van
tennissers op selectieniveau mogelijk te maken. Onderzoek is noodzakelijk om te
weten of een soort tennisschool binnen TVDijkzicht levenskansen heeft.
De
voorzitter vervolgt met de bespreking van het beleidsplan.
Om
dit beleidsplan handen en voeten te gaan geven zal er een toekomstcommissie moeten
worden samengesteld om al deze knelpunten en actiepunten voor de komende jaren
te gaan uit voeren.
Kees Blokker vindt het verheugend dat het bestuur positief heeft
gereageerd.
Hij
vraagt aan de leden wat zij nu van dit beleidsplan vinden en hoe wij dit gaan
aanpakken. Als voorbeeld noemt hij het ongewenst gedrag op de baan.
Nico van Diepen vindt het een prima plan maar wat doen wij aan het clubblad
en de kantine.
Anja Witteveen vindt dat het bestuur met de pachter moet gaan praten en
niet de leden.
Klaas Rep vindt dat de kantine geen bedrijfmatige opzet moet hebben maar
als een clubhuis moet funktioneren, iets waar wij niet om heen kunnen. Het
contract met de pachter loopt tot zijn 65ste jaar.
De
discussie wordt door Wim Tuijp afgesloten
met een vakkundig betoog waarin stapsgewijs werken en langetermijnvisie de rode
draad vormen om te komen tot het gewenste resultaat. De kern van de zaak is dat
een aantal mensen er blanco tegen aankijken en hier mee aan de slag gaan. De voorzitter stelt voor het beleidsplan in
stemming te brengen.
Het
beleidsplan wordt unaniem door de leden aangenomen.
13.
Diverse zaken waar het bestuur mee bezig is
-Werken
met nieuw verenigingsautomatiseringspakket “Plan My Sport”
Het bestuur ziet dit als een 1ste
prioriteit voor communicatie.
De denktank
heeft bezwaar tegen het feit dat het bestuur de leden zomaar met “Plan My
Sport” confronteert.
De
voorzitter merkt op dat dit nou weer zo’n mooi voorbeeld is van direct moeten
handelen zonder nog veel mogelijkheden te hebben de leden vooraf te informeren.
Hij geeft het woord aan Robert Petrovic.
Robert
Petrovic geeft uitleg wat “Plan My Sport” voor de vereniging zou betekenen
indien wij hier mee gaan werken.
Enkele aspekten
van dit systeem:
De kosten
bedragen €5.000 maar op jaarbasis zou dit een tijdsbesparing van 220 mensuren betekenen
en een grote besparing opleveren van kantoormiddelen, porto etc..
De
communicatie , zoals bijv. het zich inschrijven voor een toernooi, zal volledig
via de website verlopen.
Via de
centrale database zijn alle tennissers ingevoerd met alle e-mail adressen enz.
Hein Tol stelt voor om een informatie
bulletin aan alle leden te versturen.
De voorzitter
geeft aan dat in dit geval alle leden die geen email hebben een formulier
ontvangen met daarin een uniek paswoord om zich aan te melden op de planmysport webpagina van onze
vereniging.
Anja Witteman vraagt hoe leden die geen internet
hebben zich informeren.
De voorzitter
belooft dat een computer in de kantine zal komen te staan waar alle leden
gebruik van kunnen maken. Als dat ook niet lukt kan met zich nog altijd via
Jennifer aanmelden. Elektrisch afhangen via het afhangbord van de KNLTB zoals
dat nu hangt wordt vervangen door het afhangsysteem van PlanMySport omdat dat
vele malen eenvoudiger werkt.
-Plan
Peuterspeelzaal door CWB
Club en
buurthuis hebben behoefte aan peuterspelzaal en zien onze locatie als een
mogelijkheid. De voorzitter heeft CBW
geantwoord dat dergelijke ingrijpende beslissingen door de jaarvergadering
dienen te worden besproken. CBW had echter haast en moest voor 010108 weten hoe
het zat. Het bestuur heeft op voorhand een analyse laten doen en zag een goede
mogelijkheid CBW te kunnen helpen. Er werd ons in december medegedeeld dat het
voorlopig niet door zou gaan. In januari kwam weer een bericht dat het nog
steeds actueel is. Kortom, ook hier weer veel variatie in de besluitvorming bij
de tegenpartij waar het bestuur onmogelijk via nieuwsbrieven etc de leden van
op de hoogte kan en wil brengen. Het heeft pas zin te communiceren wanneer
plannen daadwerkelijk in een stadium van realisatie kunnen komen.
Tineke Tuijp vraagt zich af of wij er in het
midden gebouw geen hinder van zouden onder vinden.
De voorzitter
verzekert dat de leden geen last zullen ondervinden wanneer dit plan doorgaat.
Tevens wijst hij op het feit dat al sinds de bouw van de nieuwe hal getracht
wordt deze ruimtes rendabel te maken via verhuur. Wanneer CBW de ruimte zou
huren betekent dat voor de vereniging een klein financieel duwtje in de rug.
-Plan realiseren van 2 extra banen
Kees de Boer:
Hoe
gaat de parkeer gelegenheid zich ontwikkelen?
De
voorzitter antwoord dat het voorlopig behelpen zal zijn maar dat in de toekomst
betere
parkeer gelegenheid op het nu bestaande grasveld wordt gerealiseerd.
Klaas Rep:
Heeft
de gemeente al aangegeven wanneer dit gaat gebeuren?.
De
voorzitter antwoordt dat dat helaas niet bekend is.
Anja Witteman:
Is
er op het gras nu al niet een voorziening te maken om te parkeren?.
De
voorzitter antwoord dat met deze zachte ondergrond a.g.v. de neerslag dat gras
dan heel snel een modderpoel zal zijn.
Nico van Diepen:
Is
het nog wel wenselijk om een kalender te drukken.
Bij
stemming hebben de leden unaniem voor het behoud van de kalender gestemd.
De
voorzitter bedankt Nico voor al zijn inspanning o.a. m.b.t. de kalender en
overhandigt hem 2 blikken tennisballen.
Vraagt of
de voorzitter als hij in de VUT gaat dit niet zal gaan missen?.
De voorzitter
antwoordt dat na 10 jaar de inzet
minder gaat worden en hij dit niet zal missen.
De voorzitter
gaat er van uit dat CBW die mogelijkheid hoogstwaarschijnlijk zelf zal
onderzoeken.
Volgens de
trainers gaat dit maar op voor een kleine groep kinderen ca. 5% van het totaal.
Indien wij
2 extra banen zouden kunnen creëren zou dit probleem opgelost zijn.
-Trainersbeleid:
Rob Gomersbach
-Communicatie:
Nico van Diepen
-Kantine:
Jennifer Nannings
-Ongewenst
gedrag: alle trainers
-Organisatie:
Jacques Snoek
14.
Sluiting
De
voorzitter sluit de vergadering om 23.15 uur, bedankt allen voor de
aanwezigheid en vruchtbare inzet en biedt namens de vereniging een drankje aan.